¿Qué son los activos diferidos y qué importancia tienen para tu información financiera?

¿Has escuchado sobre los activos diferidos? Tal vez no como definición, pero los gastos de activos diferidos, como también son conocidos, están presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los números de la empresa y que podrán ser considerados como patrimonio de la misma.

Con anterioridad, ya hemos platicado sobre diferentes estrategias para tener una estabilidad financiera con proyecciones positivas. Por lo que utilizar un recurso financiero, como lo es el activo diferido, le será de gran utilidad a tu compañía para evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporación, en cada uno de los reportes de sus respectivos períodos.

¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!

A continuación, explicaremos qué son los activos diferidos, cómo podrás clasificarlos y algunos ejemplos puntuales para que puedas incluirlos en los planes financieros de tu negocio.

¿Qué son los activos diferidos?

Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez.

Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos.

Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.

¿Cuándo se puede reconocer un activo diferido?

Identificar los activos diferidos es menos complicado de lo que parece, ya que estamos seguros que los habrás reconocido en tu empresa (pese a que, probablemente, desconocías que se trataba de un activo diferido como tal).

Para que puedas reconocer los activos diferidos, presentamos un pequeño cuadro de situación:

¿Qué ocurre cuando una empresa realiza un pago adelantado, sea por cuotas de publicidad, arrendamientos, honorarios, seguros...? Estos gastos que está realizando no son para utilizarse de manera inmediata, ya que la idea es que la compañía los vaya utilizando con el transcurso del tiempo.

Y, mientras sucede esto, esos gastos permanecen en calidad de activos. Te mencionamos algunos ejemplos en este post, pero ahondaremos en ellos más adelante.

¿Por qué usar activos diferidos?

Como vimos anteriormente, los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto.

Una vez que se haga uso de dichos activos, se considera un gasto y estos gastos derivarán en lo que se conoce como amortizaciones y depreciaciones, las cuales son pérdidas de valor del bien o servicio.

En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.

Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.

Principios de los activos diferidos

Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de 2 principios contables, los cuales son:

1. Principio de devengo

En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros.

Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.

2. Principio de correlación de ingresos y gastos

Por otra parte, está el principio de correlación y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión.

De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.

Características de los activos diferidos

Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:

• Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
• Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
• Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.

Requisitos para contabilizar un activo diferido

Ya teniendo claro lo que son los activos diferidos y cómo funcionan, debes saber que para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal.

Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:

1. Debe encajar con la definición de activo

Como te mencionamos anteriormente la definición de activos diferidos, no la repetiremos. Pero si extraemos algunos puntos a los cuales queremos que prestes atención:

• En primer lugar, los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad.
• Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía.
• El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago.
• Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.

2. El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento

Ya sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. ¿Qué significa esto?

Sencillo: la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.

3. Los intangibles deben ser identificables

Aquí tenemos que, en el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:

• Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
• Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.

En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas.

Cuentas que integran un activo diferido

Algo que debes saber es que las cuentas de activo, que son las que integran los activos diferidos, se clasifican en función de su disponibilidad. Además, recuerda que son el reflejo del patrimonio empresarial, ya que muestran los derechos y bienes de una institución financiera.

Las principales cuentas de activo son las que te describimos a continuación:

• Cuenta de caja: tiene disponibilidad inmediata.
• Cuenta de bancos: representa todo el capital en efectivo del que se puede disponer. Está resguardado por entidades financieras y nunca debes permitir que esté en rojo.
• Almacén: es aquella cuenta en la cual se guardan, tanto las mercancías como la materia prima de la cual dispone una compañía, para la fabricación de sus artículos.
• Cuenta de clientes: aparece el saldo de aquellas personas particulares e instituciones que compraron bienes tuyos y que aún no cubren su deuda, es decir, quienes compran a crédito. Aparecen incluidos en este punto el tema de los impuestos.
• Diversos deudores: aquellas personas que le deben a la empresa, aunque aún no ha cancelado. Incluye los préstamos personales.
• Mobiliario de la oficina de trabajo: abarcan todos aquellos bienes que sean tangibles dentro de una compañía. La importancia de esta cuenta radica en que, mediante esta cuenta, podrás saber la cantidad de dinero que se invirtió en los equipos que pone la empresa a disposición de sus usuarios.
• Activos tangibles: aunque en ocasiones no aparezcan en tu contabilidad, le producen grandes beneficios a tu compañía que no se pueden tocar. Aquí incluimos elementos como los son los derechos de autor o las patentes.

Clasificación de activos diferidos

Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:

1. Gastos Prepagados

Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado.

Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación  y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año.

Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.

Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados:

Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado.

En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.’

2. Gastos diferidos

Los gastos diferidos, en comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido.

Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos.

Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro.

Entonces, básicamente, estos gastos se diferencian por lo siguiente:

• Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
• Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.

¿En qué se clasifican los gastos diferidos?

Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que se estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:

Los pagos anticipados se pueden encontrar representados en ejemplos como los siguientes:

• Renta de propiedades o instalaciones.
• Renta de equipos de trabajo.
• Publicidad.
• Primas de seguros y fianzas.
• Insumos de papelería.
• Regalías.
• Diseño e implementación de sistemas nuevos.
• Conocimiento científico o tecnológico.
• Adquisición de Licencias.
• El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios económicos futuros.
• Observación y control sobre el activo.

Ahora bien, si nos referimos a los activos intangibles, podemos encontrar los siguientes ejemplos:

• Conocimiento científico o tecnológico.
• Seguros.
• Fondos de inversión.
• Plan de pensiones.
• Diseño e implementación de procesos nuevos.
• Adquisición de concesiones.
• La propiedad intelectual.
• Registro de marcas y patentes.
• Costos en las fases de investigación y desarrollo.
• Erogaciones en etapas preoperativas.

¿Cómo se registra un activo diferido?

Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.

Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año.

El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.

En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde (como ya sabes) a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:

Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:

Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000).

Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.

Activos diferidos vs. Pasivos diferidos

Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado.

Por ejemplo:

• Intereses.
• Comisiones.
• Arrendamientos.
• Honorarios.
• Servicios técnicos.
• Transportes como fletes y acarreos.
• Mercancías en tránsito ya vendidas.
• Cuotas de administración.
• Ventas a plazos.
• Entre otros.

Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.

Para hacer más clara la diferencia, tomemos como ejemplo un caso expuesto por Economipedia, donde el activo diferido de un arrendamiento se crea al pagarlo en sola exhibición, se le puede ir descontando el importe al arrendador en diferentes periodos.

Para el arrendador, ese importe realizado al inicio del periodo sería un pasivo diferido. Ya que recibió el pago total del arrendamiento desde el primer momento, pero en su balance contable irá periodificando los ingresos por mensualidades al prestar este servicio de alquiler.

¡Eso es todo! Esperamos que esta nota haya sido de gran utilidad para conocer qué son los activos diferidos y sus más importantes características.

Con base en este nuevo conocimiento, ahora tendrás los recursos más claros para cumplir efectivamente los objetivos de tu empresa. Si vas a exportar mercancía de México y necesitas agilizar tus procesos financieros, recuerda que en Mundi puedes solicitar un servicio de factoraje sin recurso que te permitirá adelantar las facturas por cobrar de tus clientes, ¡en 24 horas! Contáctanos ahora.

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