Como empresario, es importante saber que una factura comercial de exportación, también conocida como commercial invoice, es un documento de carácter obligatorio que determina el proceso operativo de una mercancía, desde su punto de origen hasta su lugar de entrega.
Además de pertenecer al conjunto de documentos para exportar en México que no debes pasar por alto, una factura comercial de exportación te permitirá conocer de primera mano el costo de los impuestos y aranceles de una exportación de productos hacia diferentes territorios.
Con el fin de ayudarte a mejorar los procesos de tu empresa en este aspecto, hemos escrito esta nota para contarte qué es una factura comercial de exportación y enseñarte qué debe contener dicho documento para que no tengas ninguna duda en relación al flujo operario de tus productos.
¿Qué es una factura comercial de exportación?
Una factura comercial de exportación es un documento necesario para definir las rutas por las que viajará una mercancía específica y detallar algunas características básicas relacionadas a los costos e impuestos de su traslado, así como el detalle de los productos.
Dichas rutas pueden llevarse a cabo a través de diferentes medios de transporte, ya sean terrestres, marítimos o aéreos. No obstante, independientemente del tipo de transporte correspondiente, una factura comercial de exportación debe estar presente en cualquier proceso de compra y venta de mercancías, pues se trata de un requisito imprescindible para dar luz verde a la circulación de productos y comprobar la legalidad de la transacción entre el comprador y el vendedor.
Si algo debes tener claro al momento de aprender qué es una factura comercial de exportación, es que se trata de un requerimiento de la zona aduanera para definir y verificar los impuestos que deberán procesarse durante el envío de los productos. Por lo tanto, esta factura es un documento que no puede faltar en tus procesos de exportación en México para garantizar un buen flujo de las operaciones y tener claridad sobre el costo de los aranceles.
¿Para qué sirve una factura comercial de exportación?
Si bien hemos mencionado algunos pilares que determinan la importancia de una factura comercial de exportación, cabe resaltar que este documento será vital para cumplir con los siguientes puntos:
- Verificar legalmente la venta de productos o servicios a un cliente.
- Permitir llevar a cabo el despacho de aduanas.
- Posibilitar cerrar el proceso operario de exportación y proceder con el embarque.
- Certificar el tipo de comercialización de los productos al llegar a su lugar de destino.
- Proporcionar aproximaciones financieras en materia de derecho arancelarios.
¿Qué tipos de facturas comerciales de exportación existen?
Ahora bien, es importante mencionar que, de acuerdo al tipo de mercancía a exportar, es posible implementar diferentes tipos de facturas comerciales de exportación que varían según sus términos y condiciones.
Veamos las más importantes:
Factura electrónica sin valor comercial
Este tipo de factura comercial de exportación se utiliza cuando los productos a exportar son de promoción o de exhibición y durarán en el mercado durante un tiempo determinado, por lo que no estarán disponibles para el público.
Factura electrónica para exportaciones a consignación
Cuando se habla de consignación en una commercial invoice, se hace referencia a la exportación de dichos artículos que no pueden ser vendidos o comercializados a terceros.
Factura electrónica para traslado de contenedores de plásticos
Como su nombre lo indica, este tipo de facturas comerciales para exportaciones se utilizan al momento de comercializar contenedores de plástico con artículos, empaques o envases que cumplen la función de transportar productos.
En este punto, es importante clasificar la mercancía de acuerdo al tipo de contenedor que permitirá su traslado. Algunas de dichas clasificaciones son las siguientes:
- Palets.
- Contenedor de plástico.
- Charolas.
- Racks.
- Dollies.
- Canastillas plásticas.
- Otros.
Factura proforma
Este tipo de factura comercial de exportación la utiliza la empresa exportadora con el fin de notificar al comprador todos los detalles necesarios en relación a los productos adquiridos. Una factura proforma contiene la información básica de la venta, incluidos los términos y condiciones de la transacción.
¿Qué contiene una factura comercial de exportación?
Para que puedas generar una factura comercial de exportación satisfactoriamente, asegúrate de incluir los siguientes datos fundamentales:
- Fecha de emisión
- Número de factura comercial de exportación
- Datos completos de la compañía exportadora (nombre, dirección y número de contacto)
- Datos completos del comprador
- País de origen y país de destino
- Número de viaje
- Nombre del puerto de carga y destino
- Descripción de la mercancía (nombre, marca, cantidad, peso, medidas)
- Precio detallado de cada una de las mercancías
- Tipo de moneda y divisa utilizada
- Los Incoterms correspondientes a la transacción
- Firma de quien expide la factura
- Anexo de la orden de compra
- La carta porte que corresponda
¿Cómo hacer un invoice desde cero?
Luego de haber comprendido la importancia de una factura comercial de exportación, es probable que quieras crear este documento desde cero para tu empresa. Por lo tanto, a continuación te compartimos una serie de consejos para que aprendas cómo hacer una factura comercial de exportación y comiences a utilizar este recurso tan imprescindible en tus exportaciones.
1. Crea un encabezado
Toda factura comercial de exportación cuenta con un encabezado que incluye los siguientes datos:
- Nombre de la empresa
- Dirección
- Número de contacto
- Correo electrónico
- Fecha de la factura
Si tu empresa tiene una identidad gráfica definida, incluye el logotipo en el encabezado de la factura para generar recordación de marca.
2. Determina un orden numérico en las facturas
Si algo debes tener en cuenta al momento de hacer exportaciones en México y hacer uso de una factura comercial de exportación, es que cada factura debe estar asignada con un único número para monitorear su seguimiento y garantizar una buena organización en los registros contables de tu empresa.
Por lo tanto, asegúrate de elegir un sistema de numeración para tus facturas comerciales de exportación que te permita llevar un control estructurado sobre la circulación de tus productos.
3. Incluye los datos de tu cliente
Asegúrate de incluir correctamente cada uno de los datos de tu cliente, pues servirá para tener total garantía acerca de quién recibirá la mercancía. Algunos de los datos que debes incluir son los siguientes:
- Nombre y número de identificación del cliente
- Número y correo de contacto
- Persona encargada de recibir la factura comercial de exportación
4. Define los métodos y las condiciones de pago
Esta es una de las secciones más importantes en una factura comercial de exportación, pues trata de definir la forma en la que tu cliente llevará a cabo la transacción de los productos adquiridos.
Para ello, tu factura debe detallar la forma y el método de pago (tarjetas, transferencias, cheques), así como la fecha de vencimiento.
Del mismo modo, en caso de que tu empresa cobre cargos adicionales por el incumplimiento de pagos pactados, también deberás especificar dicho monto en tu factura comercial de exportación. Sin embargo, te recomendamos que, antes de emitir dicha factura, definas con tu cliente las formas de pago correspondientes para evitar malentendidos en el proceso.
5. Inserta los detalles de la mercancía
Además de lo anterior, asegúrate de ser preciso con el detalle de la mercancía que vas a exportar, dado que dicha información será determinante para el éxito de la transacción. Para llevarlo a cabo, puedes elaborar una pequeña tabla en tu factura comercial de exportación segmentada de la siguiente forma:
- Tipo de producto
- Nombre de producto
- Cantidad de producto
- Precio de cada producto
6. Verifica el costo de impuestos y aranceles
Aquí es importante definir los impuestos al comercio exterior de acuerdo a tu ubicación y el tipo de negocio que estás gestionando. Para este punto, es vital contar con la asesoría de un personal financiero o un especialista en temas tributarios que pueda darte una mano en este aspecto.
7. Calcula el valor total de la factura comercial de exportación
Después de haber definido el costo de la mercancía e incluir los impuestos correspondientes, incluye el valor total de la transacción en la factura comercial de exportación. Asimismo, puedes incluir la firma de quien generó la factura.
Si bien no existe un formato específico para hacer una factura comercial de exportación, tienes a tu disposición páginas web como Commercial Invoice o Incodocs, en las que encontrarás la plantilla adecuada para generar este documento y garantizar que contenga los datos específicos.
Plantilla de factura comercial de exportación
Para finalizar, queremos compartirte una plantilla de una factura comercial de exportación que podrás descargar de manera gratuita y comenzar a implementar este documento tan importante para el flujo de tus transacciones.
Para descargarla, solo deberás digitar tus datos básicos, ¡y eso es todo!
Esperamos que esta nota haya sido de gran utilidad para entender qué es una factura comercial de exportación y por qué es tan importante dentro de los procesos operativos de tu empresa.
Como pudiste notar, se trata de un recurso vital para garantizar un orden en tus exportaciones y evitar confusiones a la hora de comercializar cualquier tipo de producto.
¡Éxitos!