Conoce la importancia de la logística en la exportación y sus ventajas para tu empresa

Hablar de la importancia de la logística en la exportación es abordar uno de los pilares más indispensables cuando se acerca el momento de trasladar tu mercancía.

Las exportaciones en México, según lo destacado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía del país latinoamericano (Inegi), tuvieron un incremento anual de 29.2% en 2021. Una buena noticia para los nuevos exportadores que están en miras de enviar sus mercancías a otros países. Sin embargo, ¿en qué consiste toda la logística de exportación? ¿Cuál es su proceso y cómo llevarla a cabo correctamente?

En este artículo, tocaremos los puntos más importantes que todo nuevo exportador debe comprender para saber cómo hacer una logística de exportación y se explorarán tanto la importancia como los documentos necesarios para realizarla. Además, definiremos los actores involucrados en el proceso y te dejamos algunos consejos y recomendaciones para que puedas aprovechar al máximo este recurso. ¡Acompáñanos!

¿Qué es la logística de exportación?

La logística de exportación es el proceso integral por el que pasa una mercancía para poder ser exportada a otra ciudad o país. Se atienden puntos importantes que van desde la transportación hasta los pagos, el embalaje de mercancías y su despacho.

Para saber qué es la cadena de suministros y la logística de exportación, es vital comprender que ambos términos van de la mano. Dentro de la gestión de la cadena de suministros, la logística de exportación permite la agilización de diferentes actividades exportadoras para el cumplimiento de diversos objetivos.

El proceso de logística de exportación se conforma por diversas acciones, entre las que se destacan las siguientes:

• Cuantificación y adquisición de mercancías
• Transportación
• Gestión de fletes
• Recolección de datos
• Reportes de información

La optimización del proceso de logística de exportación da una mayor seguridad a todos aquellos que desean comenzar a exportar mercancías a otros países, pues asegura el cumplimiento de todos los pasos necesarios para que una exportación se realice sin complicaciones.

¿Por qué es importante y para qué sirve la logística de exportación?

La importancia de la logística de exportación radica en poder cumplir con un proceso de exportación de manera planificada y controlada, desde el momento en que una mercancía sale del punto de origen hasta llegar al punto de consumo.  Por lo que resulta fundamental para el comercio internacional

Los principales objetivos de la cadena logística de exportación son:

• Reducir tiempos en los ciclos de salida/entrega: al implementar una correcta logística en la exportación, estarás aportando al cumplimiento operativo de todas las partes involucradas en un proceso de traslado, lo que te permitirá cumplir con los tiempos pactados entre tu empresa y tu cliente.
• Optimizar los recursos de los exportadores: al saber cómo hacer una buena logística para exportar productos, estarás optimizando el alcance de tus recursos y no tendrás algún tipo de inconveniente que pueda entorpecer tanto los tiempos de entrega como la actividad operaria de tu empresa.
• Reducir los costos de exportación: la logística en la exportación no solo es importante para garantizar el orden en tus operaciones, sino que además podrás tomar decisiones que favorezcan la situación económica de tu empresa. Si se ejecuta una buena logística para exportar, podrás evitar algunos pagos adicionales e innecesarios en caso de presentarse algún percance.
• Mejora la eficiencia y satisfacción del cliente: no hay nada más reconfortante para una empresa exportadora que una mercancía entregada a tiempo. Si ejecutas una buena logística en la exportación de productos, tus clientes estarán satisfechos y te tendrán como un buen referente cuando de logística se trate.

Además, representa una oportunidad importante sobre todo para las pequeñas y medianas empresas exportadoras para elevar su competitividad en el mercado internacional.

¿Cuál es el proceso de logística de exportación?

La logística de exportación e importación puede variar, tanto por el país en el que te encuentres, como por la nación a la que vas a exportar una mercancía.

Sin embargo, hay algunos puntos muy estándares para hacer una logística de exportación. Entre los principales se encuentran:

1. Registro de asociación (la cual va a exportar)
2. Registro como exportador
3. Verificación de requisitos
4. Inspección de la mercancía
5. Proceso de empaque de la mercancía
6. Reserva del transporte internacional
7. Preparación y ejecución de los procesos aduaneros
8. Documentación y verificación de certificados, permisos, etc.
9. Pagos portuarios
10. Generación y envío de carta porte
11. Transporte de la mercancía

¿Qué documentos se necesitan para hacer una logística de exportación?

Es importante comprender que la logística de exportación es un proceso largo y que requiere de diversos documentos para que pueda realizarse sin limitantes o retrasos.

Algunos de los documentos que se necesitan durante todo el proceso de logística de exportación son los siguientes:

1. Documentos comerciales

Los documentos comerciales que debes entregar para hacer una logística de exportación incluyen:

• Factura comercial: provee la información más importante de tu producto a tu comprador y a todos los involucrados en una logística aduanera, por ejemplo: agentes aduaneros y de carga o entidades bancarias. determina la cotización exacta de las mercancías.
• Factura proforma: en México, la factura proforma es un documento sin valor contable que informa los datos que contendrá el comprobante fiscal (CFDI). Esta factura, dentro del proceso de logística de exportación, es entregada al importador para que conozca detalles como precios o formas de pago.
• Certificado de origen: dentro de la cadena logística de exportación, uno de los documentos esenciales es el certificado de origen, que ayuda a calificar tus mercancías como originarías de México. Este documento, según la Secretaría de Economía mexicana, se utiliza para obtener un trato preferencial conforme los Tratados Internacionales de los que México forma parte.
• Lista de contenido o Packing list: este documento tiene un gran peso sobre todo en la logística de exportación marítima internacional y es un listado de todas las mercancías que vas a exportar en materia de peso, cantidad y bulto. No incluye información de precios.

2. Documentos aduaneros

Uno de los aspectos esenciales que comprende la cadena logística de exportación son los documentos aduaneros. Entre los más importantes se encuentran:

• Cuadernos ATA: este documento aduanero internacional establece la libre admisión a las mercancías exentas de derechos y aranceles de importación.
• Cuadernos CPD: este documento, utilizado en la cadena logística de exportación internacional, es utilizado para exportar e importar mercancías temporalmente pero exclusivamente en Taiwán.
• Documento Único Administrativo (DUA): en la logística de exportación internacional, el DUA es tu soporte para trámites aduaneros. Proporciona información sobre tu producto y sirve de base para la declaración tributaria.
• Intrastat: esta normativa europea son declaratorias periódicas sobre estadísticas de comercio de todos los movimientos de mercancía, compra o venta realizadas por los miembros de la Unión Europea.

3. Documentos de transporte

En el caso de los documentos requeridos para hacer una logística de exportación, el más importante es la carta porte. Este es un documento jurídico declarativo que prueba la existencia de un contrato de transporte.

En él se detallan los términos y derechos tanto del acuerdo como de la mercancía transportada. En caso de ocupar más de un solo vehículo, será necesario presentar una carta de porte por cada uno.

4. Documentos certificados

Una logística de exportación no puede llevarse a cabo sin los siguientes documentos:

• Seguro de crédito a la exportación: protege a la empresa exportadora en caso de que no se le realice el pago correspondiente por parte del comprador.
• Seguro de mercancías para exportación o importación: protege a la mercancía de daños, pérdidas o retrasos durante todo su trayecto.
• Seguro de conversión de divisas: cubre cualquier pérdida durante las operaciones de comercio internacional en los cambios de divisas.
• Seguro de riesgo político: es específico para aquellos exportadores que negocian con comerciantes de economías emergentes. Sirve para evitar riesgos en caso de surgir alguna inestabilidad política en los países.
• Seguro de responsabilidad internacional de productos: este seguro que comprende la cadena logística de exportación, sirve para evitar pérdidas en la inversión en caso de que la mercancía exportada sea rechazada por requerimientos legales o deficientes.
• Seguro marítimo: protege a la mercancía durante todo su trayecto hasta que es entregada a su destino.
• Certificado sanitario: es un documento que garantiza el cumplimiento de las exigencias sanitarias establecidas por las autoridades sanitarias de países importadores de animales, productos y subproductos de origen animal, etc.

5. Trámites aduaneros

El Servicio Nacional de Información de Comercio Exterior en México (Snice), en su sitio oficial, destaca que los documentos con los que un exportador debe cumplir durante una logística de exportación son:

• RFC
• Padrón de exportadores sectorial
• Factura comercial
• Encargo conferido
• Carta de instrucciones al agente aduanal
• Lista de empaque
• Certificado de origen
• Documento del transporte
• Documentos que avalen el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias

Es importante tomar en cuenta que, llevar a cabo una logística de exportación a Estados Unidos no será la misma que una hacía China. Lo mismo pasa al realizar una logística de exportación de café o de flores. Si bien toda logística internacional requiere de certificados, documentos y seguros, dependiendo del país a exportar, algunos pueden variar.

¿Quiénes están involucrados en la cadena logística de exportación?

Como pudiste notar, el proceso de logística de exportación requiere de diversos documentos que debes tener actualizados. Muchos de ellos puedes tramitarlos u obtenerlos en oficinas gubernamentales. De igual forma, durante la cadena logística de exportación también te podrás encontrar con personas que estarán involucradas en todo el proceso.

Como exportador, es vital que comprendas quiénes son estas personas con las que convivirás durante tu logística de exportación. Esto requiere usar el lenguaje correcto y saber el papel de todos en el proceso de exportación.

Esto facilita la comunicación entre tú y tus socios durante toda la cadena de logística de exportación. Al mismo tiempo, aseguras que tus mercancías lleguen en tiempo y forma a su destino.

Algunos de tus socios logísticos con quienes tratarás durante todo el proceso de logística de exportación son los siguientes:

• Transportistas: las empresas que mueven tu mercancía del punto A al punto B. Estas pueden ser empresas de camiones, líneas navieras y aerolíneas.
• Transitarios: agentes de carga o transporte que se encargan de organizar el transporte de los cargadores. Estos utilizan su red para reservar espacio de carga con los transportistas, por lo tanto, deben ayudarte a comparar tarifas y disponibilidad.
• Agente NVOCC: en la logística internacional, un Non-Vessel-Operating Common Carrier (NVOCC), es un agente (natural o jurídico) que oferta servicios regulares de consolidación marítima a través de reserva de espacios en buques.
• 3PL: un proveedor de Third Party Logistics (3PL) presta sus servicios para llevar a cabo tu logística de exportación, así como tareas de almacenaje, preparación de pedidos o transporte de mercancía.

Elementos a tener en cuenta sobre la logística de exportación

Al momento de planificar una logística de exportación, es fundamental tomar en consideración algunos aspectos para evitar que el proyecto fracase y llegue a buen puerto. Y, al tratarse de una operación internacional, requiere que tengas el mayor de los cuidados.

¿Qué elementos debes tomar en cuenta para organizar una logística de exportación? Algunos de los factores que te servirán durante tus viajes son los siguientes:

1. Mantén una buena planificación

Pese a que pueda parecer obvio, es fundamental que, al momento de hacer una logística de exportación, tengas en consideración cada detalle relacionado con este procedimiento. ¿Por qué razón lo decimos?

Si hay algo que le gusta a los clientes, es tener acceso a su mercancía en el tiempo y forma estipulado por ellos. Por lo que debes evitar algún posible imprevisto, ya que esto puede generar un retraso y dificultar el proceso de envío.

Por lo que una buena planificación te será de gran utilidad para que puedas afrontar cualquier posible inconveniente. Incluso, los problemas externos pueden tener incidencia en el procesamiento de la mercancía entre las compañías de transporte y aduanas.

2. Asegúrate de contar con un equipo de trabajo organizado

Todo el proceso de logística de exportación requiere del cumplimiento de diversos procedimientos e intervenciones, que suelen hacer más complejo cualquier operación de exportación.

¿A qué clase de procedimientos nos estamos refiriendo? Algunas de las operaciones que puedes encontrar en este tipo de procesos logísticos pueden ser las siguientes:

• Producción
• Empaque
• Carga
• Transporte (usualmente, en estos casos se trata de multimodal)
• Intervenciones en agencias, aduanas y compañías

Con todo esta información, lo que queremos decir es que es fundamental mantener un equipo bien comunicado y preparado para enfrentar cualquier tipo de adversidad. Como todo emprendimiento, tienes que garantizar que te rodeen los mejores, por lo que es muy importante que diseñes un equipo que sea garante de eficiencia y de rendimiento inmediato.

Además, debes buscar la forma para que se mantengan motivados puedas impulsar su creatividad.

3. Comprende tu producto

No se trata de organizar toda una logística de exportación, buscando únicamente la venta de algún producto en cuestión y generar ingresos. Como buen exportador, debes asegurarte de entender tu producto y asegurarte de comprender lo que estás vendiendo.

A estas alturas, debes ser consciente de que no todos los artículos requieren los mismos tipos de cuidado. Debes verificar algunos aspectos puntuales como los que te mencionamos a continuación:

• ¿Los artículos son perecederos o no?
• ¿La mercancía es frágil o resistente?
• ¿Cómo debe ser almacenado este producto en particular?

La mejor forma de dar respuesta a estas preguntas es tomar en cuenta los factores que componen a tu producto y ver cuáles aspectos externos pueden afectar o modificar su naturaleza. Este conocimiento implica que revises y evalúes profundamente cada una de las características de la mercancía en cuestión.

4. Evalúa tus opciones de transporte

A la hora de realizar el envío de una mercancía particular, uno de los principales aspectos en los cuales debes fijarte es en el de la movilización del producto, desde que parte del sitio de producción hasta que es recibido por tu contraparte.

¿Qué debes saber sobre las alternativas de transporte que tienes disponibles? Algunos aspectos que puedes evaluar para reducir los riesgos de posibles contratiempos durante los traslados son los siguientes:

• ¿Cuál es la rentabilidad de esa vía de transporte?
• ¿Resulta eficaz para el exportador?
• ¿Son proporcionales el costo y la velocidad?

Lo principal que debes considerar, al momento de elegir un método de transporte es la relación costo-beneficio. Pongamos el ejemplo de que quieras enviar tus productos por vía marítima; en este caso, resulta mucho más económica esta opción, aunque el tiempo de viaje se puede extender (lo cual compromete y puede afectar su calidad).

Así que, dependiendo de tus productos en este ejemplo, quizá optar por una alternativa aérea resulte más conveniente para la logística de exportación.

5. Aprovechar el uso de la tecnología

Así como la tecnología ha tenido incidencia en muchos aspectos de la vida, también se ha transformado en una herramienta de valor para el comercio internacional. Y, específicamente, para la logística de exportación de las distintas empresas.

Estos recursos tecnológicos suelen ser elementos que, en la actualidad, han representado una mejora en cuanto a los distintos procesos logísticos de las empresas, así como también ha implicado la reducción de costos. Por ejemplo, actualmente puedes utilizar un software especial, con el cual puedes ir dándole seguimiento a tu mercancía y, de esta manera, optimizar el transporte de la misma.

Además, la tecnología ha facilitado, con el paso del tiempo, la automatización de muchos procesos, que antes eran más complejos.

6. Evalúa los tipos de mercancías

Aunque no lo parezca, es importante determinar qué tipos de mercancías vas a enviar y cómo puedes ajustar el proceso de logística de exportación para ello. Básicamente, tanto la naturaleza como las características de estos productos tienen influencia en cómo formar la unidad de carga, especialmente en los sistemas de manipulación y almacenaje.

¿Qué tipos de mercancías podrían ser? Te dejamos las principales, para que las tengas en cuenta:

• Mercancía general: suele ser transportada, en su mayoría, dentro de contenedores. Se presenta en forma de caja (o de saco, barril, atado, entre otros) o también en unidades sueltas (una carga fraccionada) o agrupada en palés.
• Mercancía a temperatura controlada: hacemos referencia a aquellos artículos que necesitan ser refrigerados, o ultracongelados.
• Mercancía a granel: aquí hablamos acerca de aquellos productos que no tienen ninguna clase de envase o embalaje. Puede transportarse en cisternas o contenedores, así como también en buques graneleros, por poner algunos ejemplos.
• Mercancía especial: nos referimos a todos aquellos artículos que, ya sea por su peso, naturaleza o forma, necesitan de equipos de manutención concretos y especializados. También están incluidas las mercancías en las que el transporte se vea afectado por ciertas normativas puntuales.
• Mercancía peligrosa: en este punto, se añaden todas aquellas sustancias que sean perjudiciales o nocivas, ya sea embaladas o a granel. Se incluyen todas aquellas donde su transporte pueda desprender residuos, humos, vapores o gases que puedan resultar peligrosos para quienes lo manejen.
• Carga rodada: la cual está integrada por vehículos que suelen deslizarse por ruedas (automóviles, camiones, vagones, semirremolques, entre otros).
• Otras: aquellos productos que implican contener un gran valor. Y, también, podemos incluir a los animales vivos.

La logística de exportación es un proceso que tendrás que aprender a dominar, ya que será parte del día a día en cada una de las exportaciones que desees realizar. Sin embargo, con el tiempo podrás volverte todo un experto y saber que tu mercancía, a donde quiera que vaya, contará con todo lo necesario para estar segura y controlada.

Ahora que ya sabes qué es la cadena logística de exportación, ¿estás listo para emprender la tuya? Si necesitas ayuda para saber más sobre cómo se da el proceso de logística de exportación y además, necesitas apoyo para liquidar tus facturas de exportación con un fee muy competitivo, contáctanos en Mundi.