?¿Qué es el packing list y cómo llenarlo? + FORMATO

Cuando se habla del transporte marítimo, terrestre, aéreo o ferroviario, uno de los conceptos más comunes de escuchar es el de packing list. Muchas personas no le dan la importancia que debería tener, pues este documento determinante en la logística de exportación, sobre todo en México. Pero, ¿qué es el packing list exactamente?

En este contenido vamos a explicarte los aspectos más importantes en torno a la realización de una lista de empaque para comercio internacional. Algunos de los temas a tratar son:

¿Qué es un packing list de exportación?
¿Cuál es la importancia de la lista de empaque?
¿Cuándo se usa el packing list?
Qué contiene y cómo se hace un packing list?

Además, al finalizar esta guía sobre packing list, te brindamos un formato de lista de empaque para llenar que podrás utilizar las veces que necesites. Más adelante podrás encontrar cómo descargarlo de forma gratuita.

¿Qué es el packing list o lista de empaque?

El packing list o lista de empaque es un documento que ayuda a identificar las mercancías al momento de realizar una exportación a un destino internacional. Su objetivo es detallar dentro de lo más exacto posible los productos que serán exportados. En este se incluye información como el contenido, el peso y las medidas de cada uno de los bultos.

Este documento es obligatorio en la exportación, ya que facilita el reconocimiento de los paquetes durante las aduanas y es solicitado al momento de realizar el despacho aduanal de la mercancía. El packing list facilita tanto el trabajo de la aduana, como el tiempo y sencillez de la liberación de los bienes comercializados.

¿Quién emite el packing list?

La lista de empaque de exportación es elaborada por el exportador y debe presentarla en original y seis copias. La lista de empaque complementa tu factura comercial y es entregada al transportista encargado de exportar tu mercancía. Por ello, se vuelve fundamental dentro de los documentos necesarios para exportar en México.

Nota importante: debido a algunas modificaciones en las Reglas Generales de Comercio Exterior 2020 publicadas por el Diario Oficial de la Federación, la lista de empaque debe digitalizarse y transmitir electrónicamente a través de la Ventanilla Digital (VUCEM) del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Cuándo se necesita un packing list?

Si algo debes saber sobre un packing list de exportación, es que éste es un documento obligatorio para cualquier proceso de exportación internacional, debido a que se trata de una constancia de lo que estás transportando hacia otro destino.

Gracias a la información detallada en una lista de empaque, la persona encargada de la revisión del transporte podrá identificar de una manera mucho más precisa algún producto almacenado en un bulto o lote, logrando una agilización en el proceso de verificación.

¿Para qué sirve el packing list?

Una lista de empaque sirve para que el exportador cuente con un documento que identifique de forma completa toda su mercancía durante su traslado al destino internacional. De esta manera, en caso de que suceda alguna eventualidad, esta podrá ser perfectamente identificada y reclamada sin complicaciones.

Es importante no confundir la lista de empaque con la factura comercial. Si bien ambas pueden contener información similar, su diferencia está en el propósito. La factura comercial da constancia de las transacciones realizadas y tiene un fin fiscal y aduanal; mientras que el packing list detalla la mercancía y su fin es meramente logístico.

Formato de packing list

Si bien no hay un formato de packing list establecido, este debe contener algunos datos obligatorios para que sea funcional.

Al no existir un formato de packing list oficial, esta plantilla puede servirte como un formato de lista de empaque para descargar gratis. Da clic en la imagen para guardarla y usarla cada vez que lo necesites.

¿Cuál es la importancia de un packing list?

Es esencial mencionar que una lista de empaque es uno de los documentos a los que debes prestar mayor atención al momento de llevar a cabo una exportación internacional.

Ten presente que, si no está correctamente diligenciado y no contiene los datos necesarios, es probable que tengas dificultades para transportar tus mercancías, trayendo como consecuencia algunos retrasos en tus operaciones y, en el peor de los casos, confrontaciones con tus clientes.

Importante: tus productos, al pasar por diferentes organismos de control, serán pesados y medidos de acuerdo a la información incluida en el packing list. Por lo tanto, debes asegurarte de que no exista irregularidades entre los datos que están en la lista de empaque y lo que estás transportando, ya que podría ser perjudicial para tus procesos.

De hecho, si en el despacho de aduanas identifican alguna anormalidad considerable en el packing list, tus mercancías pueden ser retenidas hasta que los datos sean comprobados.

Por dicho motivo, al momento de aprender cómo llenar un packing list, es de suma importancia que estés atento a cada una de las cifras que incluyas en el documento.

¿Qué datos debe tener el packing list?

Como te mencionamos anteriormente, un formato de packing list debe contener todos los datos detallados de la mercancía para evitar problemas en los despachos aduaneros y agilizar el proceso de exportación. Además de estos, la Secretaría de Economía en México (SE) brinda en su portal oficial qué debe contener un packing list. Los datos son los siguientes:

Información del exportador
Información del importador (comprador)
Marcas
Número de bultos
Lugar y fecha de emisión
Modo de embarque
Descripción de la mercancía
Total de los pesos brutos y netos
Tipo de embalaje
Firma y sello del exportador

Ahora, de forma más específica te detallamos las características del packing list:

En cuanto a la información del exportador, en este apartado deben incluirse el nombre y la dirección completa.
En la información del importador se incluye nombre y dirección completa. En caso de tener una carta de crédito, el nombre corresponderá a alguna entidad bancaria.
Las marcas corresponden a los números y/o símbolos que identifican tu mercancía.
En cuanto al número de bultos la cantidad debe ser exacta de los artículos contenidos.
El lugar y fecha de emisión correspondiente al momento en que el exportador realizó la lista de empaque.
En el modo de embarque se específica el medio de transporte en el que se exporta la mercancía, este puede ser aéreo, marítimo, terrestre o ferroviario.
En la descripción de la mercancía debes detallar hasta el más mínimo detalle. Esto incluye cantidades específicas como el número total de artículos de acuerdo con su embalaje (tarimas o bultos) y empaque (cajas, rollos o bolsas). También tienes que incluir el peso bruto y peso neto de cada producto y del embarque, así como las dimensiones exteriores del embalaje.
La firma y sello del exportador (tú) para identificar y garantizar que tu realizaste la lista de empaque correspondiente.

Otros datos a incluir en la lista de empaque para exportar pueden ser:

Código HS
Modos y empresas de transporte
Volumen total y parcial

El código HS forma parte del sistema estandarizado internacional de nombres y números que se utiliza para clasificar diferentes productos. Las autoridades aduaneras lo utilizan para calcular los aranceles y cargos de exportación de cada carga. Este también sirve para agilizar tu proceso en el despacho aduanero.

Te compartimos otro ejemplo de packing list:

Fuente: Diario El Exportador

Si bien estos datos no son obligatorios dentro de la lista de empaque, sirven para profundizar la información acerca de tu mercancía. Recuerda, entre más información puedas otorgar, menos problemas tendrás al momento de despachar tu mercancía.

De igual forma, en caso de que sean varios contenedores los que transportan tu mercancía, debes detallar qué es lo que incluye cada uno. Esto, al igual que los demás datos y el código HS en la lista de empaque, facilitan el trabajo del despacho aduanero.

Te recomendamos no escatimar esfuerzos ni detalle al realizar tu lista de empaque. Un packing list confuso o poco detallado puede propiciar a que el agente aduanal deba verificar individualmente las tarimas, los bultos o las cajas. Esto aumenta los tiempos de entrega y puede generar costos adicionales por almacenaje o multas.

Antes de cerrar esta sección, te compartimos una plantilla de Orden de Compra en la que puedes registrar tus pedidos con las especificaciones necesarias como: cantidad de productos, monto total, lugar de entrega, condiciones de pago.

Diferencias entre el packing list para exportación y packing list para envío doméstico

Ahora bien. Aunque el término packing list o lista de empaque se usa en las exportaciones internacionales de mercancías, también se utiliza con frecuencia en procesos de envíos domésticos, también conocidos como procesos de mudanza internacional vía marítima.

No obstante, debes saber que ambos documentos se emplean para diferentes fines, de acuerdo al tipo de exportación que vayas a llevar a cabo.

Como lo has aprendido durante el transcurso de esta nota sobre lo que es un packing list de exportación, éste es un documento en el que deben incluirse los datos de contacto tanto del emisor como del receptor de las mercancías a transportar, debido a que esta información es obligatoria dentro de cualquier proceso operativo de compraventa de mercancías. Además, son imprescindibles los tipos de empaques y embalajes que se están comercializando, así como sus pesos y respectivas dimensiones.

Por otro lado, cuando se habla sobre un packing list de de mudanza, tanto el emisor como el receptor de las mercancías son la misma persona, así que no es necesario incluir datos tan específicos sobre un emisor y un receptor. Además de ello, este tipo de packing list tiene la función de actuar como una declaración jurada de valor, ya que no existe una factura comercial de por medio.

Por tal motivo, se debe atribuirle un valor a las mercancías y deben asignarse, de igual manera, para cada bulto o contenedor.

Recomendaciones sobre cómo hacer una lista de empaque

Al saber qué es el packing list se logra comprender su importancia. Como mencionamos, esta no es una simple lista, es un documento que garantiza la identificación de tu mercancía y para que tenga la efectividad esperada, hay algunos consejos que puedes tomar en cuenta.

Empaca junta toda la mercancía que sea del mismo tipo.
Adjunta a tu lista de empaque una copia de tu factura y una descripción detallada de cada uno de los productos incluidos.
Considera la numeración de cada tipo de empaque o embalaje utilizado.
En caso de ser necesario, incluye los análisis químicos correspondientes a tu mercancía.
Indica la medida de los bultos para evitar confusiones en la relación peso-volumen del embarque y el valor de la cotización.

Si tienes más dudas sobre qué es el packing list o cómo se hace una lista de empaque, también puedes acercarte a un agente aduanal para solicitar más apoyo. Recuerda que no hay un formato de packing list oficial, así que puedes hacerlo de la manera en que más te sea sencillo (o puedes ayudarte de la plantilla de Orden de Compra que te facilitamos).

Errores que debes evitar al momento de hacer un packing list

Si bien hemos mencionado algunos puntos importantes que debes tener en cuenta a la hora de llenar un packing list, a continuación te compartimos una lista de errores que son habituales en el diligenciamiento de este documento.

Recuerda que el packing list y la factura comercial tienen diferentes funciones. Aunque ambos documentos contienen datos similares, no significa que uno pueda reemplazar al otro. Ambos requisitos son esenciales durante una exportación internacional, así que tenlos presentes en tus operaciones.
El packing list no es un documento secundario, como muchas personas suelen considerarlo. Se trata de un requisito vital dentro del transporte durante una exportación internacional, y es clave para agilizar el proceso de verificación por parte de las aduanas y los organismos de control.
No incluyas datos aproximados, ni muchos menos falsos, en un packing list. Procura pesar y medir tus mercancías con exactitud antes de embarcar, ya que si las aduanas identifican alguna irregularidad, podría representar costos, multas y retrasos en tus operaciones.

Una vez que sabes qué es el packing list y cuentas contigo con tu formato de lista de empaque para exportar, pasemos a detallar cómo rellenar tu packing list.

¿Cuál es la clave del éxito para hacer una lista de empaque? ¡El detalle!

Como lo mencionamos varias veces, mientras más específica sea tu lista de empaque para comercio internacional, mejor será su funcionalidad. Así que no guardes ningún dato valioso, así garantizas que, ante cualquier petición en el despacho aduanal, estarás listo con la información requerida y tu tiempo de entrega no sufrirá modificaciones.

Si además de conocer qué es el packing list estás en búsqueda de algún apoyo financiero para tus exportaciones, en Mundi podemos ayudarte. Somos una empresa dedicada al factoraje sin recurso, con el cual, tenemos por objetivo ayudar a los exportadores con sus problemas de liquidez.

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