Aprender cómo hacer un presupuesto de una empresa es clave para cualquier compañía que desee consolidarse. Es común ver a muchos emprendedores y pequeñas empresas calcular este tipo de estimación de forma equivocada, lo que termina repercutiendo negativamente a corto, mediano y, por supuesto, a largo plazo.
Es fundamental para cualquier empresa saber cómo hacer un presupuesto de una empresa adecuadamente, ya que representa un proyecto de gestión económica de la compañía en un plazo de tiempo concreto. Si el plan se propone de forma incorrecta, no llegará a buen puerto y presentará fallos e incongruencias pero, utilizado de forma adecuada, servirá para alcanzar las metas empresariales y tener una compañía más rentable y productiva.
En este post, te enseñamos los pasos esenciales para conocer cómo hacer un presupuesto de una empresa, de la forma más simple posible. Así, conseguirás diseñar el mejor plan de gestión de recursos posible y hacer más competitiva a tu compañía en un mercado exigente.
1. Diseña un plan estratégico y define tus metas organizacionales
Lo más importante al momento de saber cómo hacer un presupuesto de una empresa (y al momento de iniciar cualquier negocio, en realidad) es conocer tu empresa. El primer paso al crear y poner en marcha un emprendimiento implica hacer un reconocimiento exhaustivo de todo lo que involucra a tu compañía y, por supuesto, al mercado en el que planea consolidarse.
Una buena forma de dar los primeros pasos para hacer un presupuesto es definiendo lo que son tus metas financieras. Y estas, por supuesto, deben cumplir una serie de características:
Ser medibles y realistas
Si tus objetivos están basados en fantasías, también lo estará tu presupuesto financiero y no tendrá un objetivo real que le permita consolidarse en el mercado a mediano y largo plazo.
Para tener unas metas realistas, debes elaborar cálculos y estudios específicos, que estén sustentados por investigaciones previas, así como también en las características del mercado. Si decides partir tu análisis de previsiones aproximadas o datos errados, no servirá de nada saber cómo hacer un presupuesto de una empresa.
Analiza las tendencias
Otra forma de lidiar con las metas organizacionales pasa por la investigación exhaustiva, tanto de los ingresos de la compañía, como de sus gastos en años anteriores (en caso de que el negocio lleve cierto tiempo).
Al igual que el punto anterior, debes asegurarte que tus proyecciones estén sustentadas en información real de tu compañía. Descubre cuánto ha sido el gasto promedio en cada categoría, mientras que haces el mismo procedimiento con las ventas.
Establece el límite de gastos
Un punto esencial, al momento de conocer cómo hacer un presupuesto de una empresa, es el de imponer un límite de gastos. Esto, obviamente, lo determinas tú, como dueño de tu negocio.
¿Eres consciente de cómo elaborar un presupuesto de gastos? La idea pasa porque realices un porcentaje estimado de cuánta cantidad de tus ingresos deseas gastar (repetimos, siendo realista). Así, serás consciente de las prioridades de tu negocio, al tiempo que tendrás un panorama claro de hacia dónde están yendo tus ingresos y qué necesitas para cumplir con tus metas empresariales.
Y recuerda: sé realista. En la gran mayoría del tiempo, muchos se creen magnates e imponen un límite de gastos excesivo para lo que realmente es su presupuesto financiero (y su compañía), por lo que harías bien en tener los pies en la tierra y diseñar una buena planificación.
2. Haz un pronóstico de tus ingresos
Conocer cómo hacer un presupuesto de una empresa implica tener un pronóstico claro de tus ingresos. Un aspecto tan común y elemental, que sirve para tener una referencia clara de la economía de tu compañía.
¿Cómo sabes si se trata de un buen presupuesto financiero o no? Si posee un pronóstico de ingresos, sabes que es una buena plantilla. El dato esencial que debe poseer cualquier registro que se precie, sobre las finanzas de una compañía, es el de las ventas estimadas de dicho negocio.
¿Y qué determina este porcentaje de venta? Algunos factores que tienen incidencia en este estimado son:
- Competencia directa e indirecta
- Valor promedio en el mercado del producto/servicio.
- Capacidad de producción
- Demanda estimada del artículo
- Mercado meta
La idea de este punto, vital en el proceso de cómo hacer un presupuesto de una empresa, es tener una estimación lo más exacta posible sobre los ingresos de tu compañía. Hay 3 posibles escenarios que se pueden contemplar dentro de este apartado:
- Ventas bajas
- Ventas moderadas
- Ventas altas
Para entender cómo hacer un presupuesto de ingresos, no tiene tanta importancia el nivel de ventas actual, lo relevante es que tengas una información precisa y fidedigna para realizar semejante cálculo y que la proyección que realices esté ajustada a la realidad de tu negocio.
3. Presupuesta los gastos
Ya hemos hablado en este post sobre cómo hacer un presupuesto de una empresa de lo que son los gastos. No sólo los ingresos son importantes, pues también los egresos te dicen mucho sobre la situación económica de una organización.
Para poder crear tu estimación financiera, es fundamental la contabilidad de costos, tomando en consideración tanto los gastos fijos como los variables:
- Costos fijos: abarcan aquellos que son constantes en el transcurso del año, sin importar la facturación de tu negocio. Ya sean alquileres, precios de internet, electricidad, o salarios.
- Costos variables: son los que fluctúan en el transcurso de un período, por elementos como los costes de producción, materias primas, transporte, entre otros.
Ojo, algo que no aclaramos antes con relación a cómo hacer un presupuesto de una empresa: este tipo de investigación se realiza de forma anual (y, en menor medida, semestral o trimestral). ¿Qué determina este hecho? Las necesidades de tu negocio o el mercado en el que busca consolidarse.
Por lo que es esencial que los gastos sean contados de forma mensual dentro del presupuesto financiero, así se podrán controlar de una forma más eficaz.
Y hablando de control de gastos, una excelente manera de gestionar tus egresos es ser consciente de cuánto puedes gastar en tus adquisiciones. Por ello, desde Mundi te ofrecemos este Simulador de cuotas para préstamo, con el cual podrás conocer las cuotas que deberás pagar en tus créditos, tanto la cuota inicial como el pago fijo en los meses siguientes.
4. Analiza el flujo de efectivo
Un elemento crucial que no puedes omitir sobre cómo hacer un presupuesto de una empresa son los flujos netos de efectivo ya que, por medio de este recurso, podrás organizar mejor el capital con el que cuenta tu negocio.
Siendo un recurso básico dentro del marco de una estimación financiera, por medio de la proyección de flujos de efectivo, evitarás el incumplimiento de deudas y obligaciones de pagos (a proveedores o al personal). Y, por supuesto, no tendrás ningún activo ocioso que no esté generando beneficios a tu compañía.
Si la proyección de flujo de efectivo de tu presupuesto financiero es positiva, eso implica que existe el financiamiento requerido para las operaciones que lo ameriten. De ser negativo, urge el financiamiento (ya sea por un crédito bancario o por algún accionista).
5. Organiza un presupuesto financiero a todas las áreas
Conocer cómo hacer un presupuesto de una empresa también implica el reconocimiento de todas las áreas. Si todas las zonas de tu compañía cuentan con un presupuesto propio, te será mucho más fácil controlar y entender la dinámica de tu empresa.
Hacer un seguimiento de los distintos departamentos, para hacer tu balance, te servirá. ¿De qué forma?:
- Hay una motivación para los empleados. Si en tu presupuesto financiero existen metas concretas que deben cumplir los empleados, se sentirán con mayor motivación para contribuir a la meta global de la compañía.
- Contribuye a la toma de decisiones de los distintos supervisores de cada campo.
- Mantiene la estructura organizacional, a través de la responsabilidad y autoridad dentro del organigrama.
6. Planifica revisiones periódicas del presupuesto
No sirve de mucho aprender cómo hacer un presupuesto de una empresa si no realizas un seguimiento permanente a la situación de la misma. Y si bien este punto no aparece dentro de tu balance, es fundamental.
Para ello, debes comenzar con una revisión del presupuesto financiero actual y hacer una comparación con los montos reales que se tuvo, tanto en gastos como en egresos, durante el período estudiado. Si observas que tienes cuentas que salen de lo que estipulaste en tu balance y resultaron en pérdidas para tu empresa, entonces debes hacer revisiones individuales de las partidas que presentan inconvenientes.
Estas verificaciones deben ser realizadas de manera constante, no se tratan de una acción puntual. Si quieres que la gestión de tu negocio vaya excelente, debes asegurarte de mejorar continuamente aquello en lo que puedas estar fallando. Ese punto es clave para aprender cómo hacer un presupuesto de una empresa.
7. Actúa frente a los cambios
Una vez que aprendiste a calcular cómo hacer un presupuesto de una empresa, pudiste reconocer los fallos y, por ende, actuar en consecuencia, ¿no es así? No sirve de nada ser consciente de una situación y no hacer nada para solventarla, especialmente en el mundo de los negocios.
¿Hay algo dentro de lo que es tu presupuesto financiero en lo que se gastó mucho dinero? Entonces, debes buscar la manera de eliminarlo o mejorarlo, para conseguir un equilibrio presupuestario, igualando costes e ingresos. Eso sí, sin reducir la calidad de tus productos.
Una acción efectiva es reconocer los departamentos de tu empresa que no estén utilizando los recursos asignados de forma eficiente. También debes estipular a qué puede deberse los inconvenientes que estés vislumbrando en tu presupuesto financiero.
Algunas de las causas pueden ser:
- Mal manejo del presupuesto por parte del personal.
- Un evento no contemplado, ocurrido durante este período.
- Una equivocación al momento de estipular el presupuesto.
Saber cómo hacer un presupuesto de una empresa es fundamental para el rumbo de cualquier compañía. Es clave que sepas reconocer las metas que tengas estipuladas y la forma más adecuada de alcanzarlas, utilizando tus ingresos y egresos y equilibrando tu balance general.
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