La hoja de balance general de una empresa es uno de los documentos con mayor valor, pues en ella se puede visualizar todo el camino financiero que un negocio ha pasado desde su inicio hasta ahora. A través de este documento los dueños pueden ver el desempeño de la empresa y tomar decisiones estratégicas y comerciales oportunas.
El formato para el balance general puede variar en elementos y organización, ya que no todas las empresas presentan la misma situación financiera. La hoja de balance general es personalizada y adaptada a los estados financieros de cada negocio. Sin embargo, sí existen algunas recomendaciones generales que te pueden ayudar a mantenerla sana y en orden.
Continua leyendo para saber cómo hacer una hoja de balance general efectiva.
¿Qué es una hoja de balance general?
Una hoja de balance general es un documento que ayuda a las empresas a contabilizar todos los gastos activos y pasivos, así como el capital social de los inversores. Su objetivo es mostrar la liquidez financiera de un negocio en determinados periodos contables. Estos pueden ser anuales, bimestrales y hasta mensuales.
Para saber cómo se llena la hoja de balance general es necesario conocer la estructura de una hoja de balance general. Descuida, esta es bastante simple y te la compartimos a continuación:
Únicamente requiere de dos columnas. En la primera colocas los activos, que son el conjunto de bienes, derechos y otros recursos que pertenecen a tu empresa, por ejemplo: muebles, oficina, equipos informáticos, entre otros. En la segunda columna deben ir los pasivos, que son tus deudas y reservas.
¿Cuál es la importancia de una hoja de balance general?
La hoja de balance, como lo mencionamos en un inicio, te permite conocer cuál es el capital de trabajo; es decir, las solvencias o faltas de capital en un periodo contable.
Es muy importante que todas las empresas desarrollen su propio balance general. De esta manera podrán tener una guía que les brinde claridad en la forma en que deben y pueden operar, así como saber las posibilidades que existen de adquirir nuevos compromisos o hacer inversiones para su crecimiento.
Por ejemplo, tu balance en contabilidad podría indicar números rojos. Esto significa situaciones de riesgo en donde la liquidez de tu empresa no es suficiente y requieres solicitar algún financiamiento para seguir operando.
De ser el caso, estos créditos, como el factoraje financiero, también deben incluirse en tu hoja de balance general. Pero de esto te hablaremos más adelante.
Ahora que ya conoces un poco más de lo que es la hoja de balance general en una empresa, te diremos los pasos a seguir para hacer la tuya. Descuida, es más fácil de lo que crees. También, más adelante, te compartimos cómo analizarla para determinar si la empresa tiene una liquidez saludable o es tiempo de buscar alternativas de financiamiento.
Pasos para hacer una hoja de balance general
Ahora que ya sabes cuál es la hoja de balance general te damos los pasos para ealizar el balance de contabilidad de tu empresa de exportación no tiene por qué ser algo complejo o que te cause un gran dolor de cabeza. Sigue estos pasos para saber cómo hacer una hoja de balance general de forma rápida y sencilla.
1. Determina tus activos y pasivos
Tu hoja contable se compone por tus activos y pasivos, por lo que estos son el primer elemento dentro de tu balance general. Para comprender más a detalle a qué se refieren ambos conceptos te los explicamos.
Activos
Debes incluir tus activos circulantes y no circulantes. Los primeros se refieren al efectivo y sus equivalentes, por ejemplo: bonos de corto plazo, cuentas por cobrar, inventario de productos, entre otros. Los segundos son tus propiedades, inversiones a largo plazo y los activos intangibles como patentes o licencias.
Pasivos
Al igual que los activos, debes incluir los pasivos circulantes y los no circulantes. Los primeros son tus cuentas por pagar y los segundos son los pagos diferidos de impuestos y/o deudas a largo plazo.
En el caso de la columna del patrimonio de los accionistas, aquí debes contemplar el capital social, que es la cantidad de dinero que recibe tu empresa de sus accionistas y las ganancias retenidas, que son la cantidad de beneficios que no se distribuyen entre los accionistas como dividendo.
2. Define el periodo a contemplar en la hoja de balance
Todo balance general debe tener un alcance definido para delimitar el análisis a realizar. Por lo tanto, te recomendamos hacer el análisis de tu hoja de balance de forma regular cada dos o tres meses.
En el reporte de tu hoja de balance general es necesario que indiques las fechas a analizar y los periodos de reporte.
3. Obtén el total de tus activos y pasivos
El siguiente paso para saber cómo hacer una hoja de balance general es organizar tus activos tanto circulantes como no circulantes, realizar el subtotal de cada uno y sumarlos para obtener el total definitivo.
Haz lo mismo con los pasivos circulantes y no circulantes a la fecha de la creación de tu reporte.
4. Calcula el capital recibido de los accionistas
Después de los totales obtenidos por tus activos y pasivos, lo siguiente a hacer para saber cómo llenar la hoja de balance es incluir el capital compartido que recibes de tus inversionistas, así como las ganancias retenidas. En este apartado, según tu tipo de negocio, es necesario que determines si debes considerar obtener el capital compartido, capital contable o patrimonio.
5. Realiza la comparación final de los elementos en tu hoja contable
Una vez que has contabilizado cada elemento de la hoja de balance general y cuentas con el subtotal de cada categoría, debes verificar si estos cumplen con lo que se conoce como una ecuación contable, la cual, es la siguiente:
activos = pasivos + capital de inversores
Esto se expresa de esta manera: una empresa tiene que pagar por todas las cosas que posee, lo cual representa los activos, ya sea pidiendo dinero prestado (pasivos) o tomándolo de lo invertido por sus accionistas (capital de inversores).
Es importante que contemples muy bien esta ecuación, ya que esta equivalencia es la prueba de que tu balance general está realizado correctamente.
En la hoja de balance los activos suelen ser igual que los pasivos más el capital de inversores. No restes importancia a este cálculo, pues es el que le dará una perspectiva más general a las finanzas de tu empresa.
¿Cómo hacer el análisis de una hoja de balance general?
Ahora ya sabes cómo llenar la hoja de balance general, pero, ¿qué sigue después de esto? La hoja de balance debe analizarse y hay dos formas de saber si la liquidez de tu empresa se encuentra estable o no.
Cuando tus activos circulantes son mayores a la cantidad que los pasivos circulantes, esto significa que tu empresa puede cubrir todas las obligaciones financieras que tiene a corto plazo y esto es señal de una buena situación económica. Sin embargo, cuando esto es al revés, entonces tu hoja contable te está alertando de que tus activos no son suficientes para cumplir con los gastos inmediatos.
Otro análisis que permite hacer la hoja de balance general es el grado de apalancamiento financiero. Este término se ocupa para describir cuánto del capital de una empresa proviene de préstamos.
El impacto de la hoja de balance en el factoraje
Cuando un exportador tiene la intención y necesidad de solicitar un apoyo financiero, como el de un factoraje financiero, es común que se pregunte si estas operaciones afectarían el estado de su hoja de balance general actual. Por fortuna, la respuesta es no.
A diferencia de otros servicios de financiamiento, el factoraje no implica ni se determina como una deuda en las finanzas de una empresa. Es importante aclarar que el factoraje financiero se da mediante la compra de facturas por cobrar por parte de una institución financiera, por lo que no es tomado como un préstamo o crédito. Simplemente es la liquidación de una factura de venta que ya sucedió.
Una forma de responder a cómo se llena la hoja de balance general incluyendo el factoraje financiero es añadiendo un rubro adicional en tu hoja de balance general. Aquí debes señalar el monto de las facturas que tienes con con financiamiento de factoraje. Las cuentas por cobrar se consideran un pasivo, por lo que, de esta manera, tu documento no estaría siendo afectado negativamente.
Es importante concluir que, además de saber cuál es la hoja de balance general, también es importante destacar que, si bien una hoja de balance general es una guía financiera para una empresa, esta no es capaz de ver tendencias a largo plazo, por lo que te recomendamos compararla con periodos contables pasados. De esta manera, si hay un porcentaje significativo de disminución en el efectivo de tu negocio, probablemente esta será señal de que algo anda mal.
Por fortuna, las alternativas inmediatas para dar liquidez a tu empresa sí existen. Como lo mencionamos, un factoraje financiero compra tus facturas por cobrar para que puedas disponer de ese efectivo para continuar sin problemas con las operaciones de tu negocio. Esto es justo lo que en Mundi podemos hacer por ti.
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