¬ŅHas escuchado sobre los activos diferidos? Tal vez no como definici√≥n, pero los gastos de activos diferidos, como tambi√©n son conocidos, est√°n presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los n√ļmeros de la empresa y que podr√°n ser considerados como patrimonio de la misma.

Con anterioridad, ya hemos platicado sobre diferentes estrategias para tener una estabilidad financiera con proyecciones positivas. Por lo que utilizar un recurso financiero, como lo es el activo diferido, le ser√° de gran utilidad a tu compa√Ī√≠a para evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporaci√≥n, en cada uno de los reportes de sus respectivos per√≠odos.

¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!

A continuación, explicaremos qué son los activos diferidos, cómo podrás clasificarlos y algunos ejemplos puntuales para que puedas incluirlos en los planes financieros de tu negocio.

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¬ŅQu√© son los activos diferidos?

Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez.

Su objetivo es no afectar la informaci√≥n financiera de la empresa en los periodos en los que a√ļn no se han consumido esos recursos.

Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.

¬ŅCu√°ndo se puede reconocer un activo diferido?

Identificar los activos diferidos es menos complicado de lo que parece, ya que estamos seguros que los habrás reconocido en tu empresa (pese a que, probablemente, desconocías que se trataba de un activo diferido como tal).

Para que puedas reconocer los activos diferidos, presentamos un peque√Īo cuadro de situaci√≥n:

¬ŅQu√© ocurre cuando una empresa realiza un pago adelantado, sea por cuotas de publicidad, arrendamientos, honorarios, seguros...? Estos gastos que est√° realizando no son para utilizarse de manera inmediata, ya que la idea es que la compa√Ī√≠a los vaya utilizando con el transcurso del tiempo.

Y, mientras sucede esto, esos gastos permanecen en calidad de activos. Te mencionamos algunos ejemplos en este post, pero ahondaremos en ellos m√°s adelante.

¬ŅPor qu√© usar activos diferidos?

Como vimos anteriormente, los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto.

Una vez que se haga uso de dichos activos, se considera un gasto y estos gastos derivarán en lo que se conoce como amortizaciones y depreciaciones, las cuales son pérdidas de valor del bien o servicio.

En otras palabras, tratar la adquisici√≥n de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los n√ļmeros declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.

Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.

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Principios de los activos diferidos

Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. B√°sicamente, se sustentan en un total de 2 principios contables, los cuales son:

1. Principio de devengo

En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, m√°s de pagos y cobros.

Por esta raz√≥n, cuando se genera alg√ļn pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.

2. Principio de correlación de ingresos y gastos

Por otra parte, está el principio de correlación y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión.

De esta forma, los gastos se anotar√°n en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.

Características de los activos diferidos

Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:

  • Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
  • Al entrar en la categor√≠a ‚ÄúA largo plazo‚ÄĚ, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
  • Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protecci√≥n ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
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Requisitos para contabilizar un activo diferido

Ya teniendo claro lo que son los activos diferidos y cómo funcionan, debes saber que para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal.

Estos son los 3 requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:

1. Debe encajar con la definición de activo

Como te mencionamos anteriormente la definición de activos diferidos, no la repetiremos. Pero si extraemos algunos puntos a los cuales queremos que prestes atención:

  • En primer lugar, los pagos realizados han debido de otorgar alg√ļn bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de cr√©dito, en comparaci√≥n con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad.
  • Los elementos en cuesti√≥n deben ser manejados por la compa√Ī√≠a.
  • El activo tiene que resultar de alg√ļn suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago.
  • Debe ser posible que ocurran mayores beneficios econ√≥micos en el futuro mediante los activos diferidos.

2. El cumplimiento de los criterios de registro y reconocimiento

Ya sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, m√°s all√° de eso, tambi√©n este valor debe poder ser valorado de forma fiable. ¬ŅQu√© significa esto?

Sencillo: la informaci√≥n en la cual est√© basada la valoraci√≥n no debe contener ning√ļn rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.

3. Los intangibles deben ser identificables

Aquí tenemos que, en el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:

  • Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
  • Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.

En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas.

Cuentas que integran un activo diferido

Algo que debes saber es que las cuentas de activo, que son las que integran los activos diferidos, se clasifican en función de su disponibilidad. Además, recuerda que son el reflejo del patrimonio empresarial, ya que muestran los derechos y bienes de una institución financiera.

Las principales cuentas de activo son las que te describimos a continuación:

  • Cuenta de caja: tiene disponibilidad inmediata.
  • Cuenta de bancos: representa todo el capital en efectivo del que se puede disponer. Est√° resguardado por entidades financieras y nunca debes permitir que est√© en rojo.
  • Almac√©n: es aquella cuenta en la cual se guardan, tanto las mercanc√≠as como la materia prima de la cual dispone una compa√Ī√≠a, para la fabricaci√≥n de sus art√≠culos.
  • Cuenta de clientes: aparece el saldo de aquellas personas particulares e instituciones que compraron bienes tuyos y que a√ļn no cubren su deuda, es decir, quienes compran a cr√©dito. Aparecen incluidos en este punto el tema de los impuestos.
  • Diversos deudores: aquellas personas que le deben a la empresa, aunque a√ļn no ha cancelado. Incluye los pr√©stamos personales.
  • Mobiliario de la oficina de trabajo: abarcan todos aquellos bienes que sean tangibles dentro de una compa√Ī√≠a. La importancia de esta cuenta radica en que, mediante esta cuenta, podr√°s saber la cantidad de dinero que se invirti√≥ en los equipos que pone la empresa a disposici√≥n de sus usuarios.
  • Activos tangibles: aunque en ocasiones no aparezcan en tu contabilidad, le producen grandes beneficios a tu compa√Ī√≠a que no se pueden tocar. Aqu√≠ incluimos elementos como los son los derechos de autor o las patentes.
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Fuente: Pexels 2022

Clasificación de activos diferidos

Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:

1. Gastos Prepagados

Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado.

Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificaci√≥n ¬†y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un a√Īo.

Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.

Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados:

Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado.

En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.’

2. Gastos diferidos

Los gastos diferidos, en comparaci√≥n de los prepagados, entran en la categor√≠a de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 a√Īos, para que el bien o servicio sea consumido.

Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos.

Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro.

Entonces, b√°sicamente, estos gastos se diferencian por lo siguiente:

  • Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que est√°n pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o alg√ļn otro gasto.
  • Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.

¬ŅEn qu√© se clasifican los gastos diferidos?

Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que se estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:

Los pagos anticipados se pueden encontrar representados en ejemplos como los siguientes:

  • Renta de propiedades o instalaciones.
  • Renta de equipos de trabajo.
  • Publicidad.
  • Primas de seguros y fianzas.
  • Insumos de papeler√≠a.
  • Regal√≠as.
  • Dise√Īo e implementaci√≥n de sistemas nuevos.
  • Conocimiento cient√≠fico o tecnol√≥gico.
  • Adquisici√≥n de Licencias.
  • El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios econ√≥micos futuros.
  • Observaci√≥n y control sobre el activo.

Ahora bien, si nos referimos a los activos intangibles, podemos encontrar los siguientes ejemplos:

  • Conocimiento cient√≠fico o tecnol√≥gico.
  • Seguros.
  • Fondos de inversi√≥n.
  • Plan de pensiones.
  • Dise√Īo e implementaci√≥n de procesos nuevos.
  • Adquisici√≥n de concesiones.
  • La propiedad intelectual.
  • Registro de marcas y patentes.
  • Costos en las fases de investigaci√≥n y desarrollo.
  • Erogaciones en etapas preoperativas.
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Fuente: Pexels 2022

¬ŅC√≥mo se registra un activo diferido?

Ahora es momento de llevar a la pr√°ctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te ense√Īamos c√≥mo funciona de forma r√°pida y simple, a trav√©s de un ejemplo pr√°ctico.

Una empresa X adquiri√≥ un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no ser√°n utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 a√Īo.

El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, as√≠ que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estar√≠a cargando el gasto de 1 a√Īo en tan s√≥lo 1 mes.

En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde (como ya sabes) a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:

Cuentas

Débito

Crédito

Activo diferido

1.000 x 100 =$100.000


Efectivo


$100.000

Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:

Gastos generales

Débito


Activo diferido

200 x 100

$20.000

Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000).

Es decir, al momento de realizar un an√°lisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.

Activos diferidos vs. Pasivos diferidos

Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados √ļnicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado.

Por ejemplo:

  • Intereses.
  • Comisiones.
  • Arrendamientos.
  • Honorarios.
  • Servicios t√©cnicos.
  • Transportes como fletes y acarreos.
  • Mercanc√≠as en tr√°nsito ya vendidas.
  • Cuotas de administraci√≥n.
  • Ventas a plazos.
  • Entre otros.

Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.

Para hacer más clara la diferencia, tomemos como ejemplo un caso expuesto por Economipedia, donde el activo diferido de un arrendamiento se crea al pagarlo en sola exhibición, se le puede ir descontando el importe al arrendador en diferentes periodos.

Para el arrendador, ese importe realizado al inicio del periodo sería un pasivo diferido. Ya que recibió el pago total del arrendamiento desde el primer momento, pero en su balance contable irá periodificando los ingresos por mensualidades al prestar este servicio de alquiler.

¡Eso es todo! Esperamos que esta nota haya sido de gran utilidad para conocer qué son los activos diferidos y sus más importantes características.

Con base en este nuevo conocimiento, ahora tendrás los recursos más claros para cumplir efectivamente los objetivos de tu empresa. Si vas a exportar mercancía de México y necesitas agilizar tus procesos financieros, recuerda que en Mundi puedes solicitar un servicio de factoraje sin recurso que te permitirá adelantar las facturas por cobrar de tus clientes, ¡en 24 horas! Contáctanos ahora.

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