Conocer qué son los sistemas ERP ayudará a tu compañía más de lo que piensas. Mantener a tu empresa actualizada en todos los niveles es clave para impulsar su crecimiento y este recurso tecnológico es fundamental para lograrlo.
Las siglas ERP hacen referencia a Enterprise Resource Planning, lo que vendría a ser como sistema de planificación de procesos empresariales. Con este recurso, podrás situar a tu negocio como referente dentro de un mercado tan competitivo como saturado, por lo que necesitas las mejores herramientas tecnológicas disponibles. Y los sistemas ERP lo son.
En este post, descubrirás qué son los sistemas ERP, cómo funcionan, algunas ventajas y los pasos para implementar uno de estos recursos en tu empresa. ¡Acompáñanos!
¿Qué son los sistemas ERP?
Al hablar sobre qué son los sistemas ERP debemos decir que se trata de una de las innovaciones en gestión empresarial más importantes de los últimos tiempos. En esencia, es una herramienta tecnológica, mediante la cual podrás integrar y automatizar los principales datos y procesos de la compañía en una única plataforma.
Algunos de los procesos que pueden incluirse dentro de lo que son los sistemas ERP son los siguientes:
- Gestión de las finanzas
- Organización de stocks
- Informes
- Gestión de las ventas
La idea de implementar un software ERP es que toda la información esté almacenada en un sólo lugar, al cual puedan acceder todos los sectores de la empresa y administrar su información. Y si, aunque las empresas están divididas en áreas y departamentos, en ocasiones dependen unos de los otros y actuar conjuntamente, para una mejor eficacia en la ejecución de las actividades
Sin embargo, el sistema ERP no sólo es capaz de ofrecer una facilidad en cuanto a la gestión de datos y organización de una empresa. También permite que la compañía obtenga una ventaja competitiva, con respecto a otras del mismo sector.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
La idea de aplicar lo que son los sistemas ERP pasa por eliminar los software de control paralelos de la empresa.
Para ello, este mecanismo de gestión está disponible en módulos, cada uno dispuesto para una área de la compañía y, aunque hay algunos que son comunes a los distintos segmentos (el caso de las nóminas o facturas), la realidad es que cada segmento cuenta con sus distintas particularidades.
¿Quieres saber cómo funciona un sistema ERP? Te lo explicamos con un ejemplo:
- El primer paso pasa cuando el cliente realiza el pedido. Una vez hecho, es tarea del vendedor registrarlo dentro del sistema.
- Posteriormente, el sector de producción recibe la notificación de que se debe producir el pedido solicitado.
- El departamento encargado de la gestión de suministros también es advertido de que debe realizar un control de inventario de los materiales que se utilizarán para la producción del artículo.
- En caso de que deba sustituirse el stock, el sector encargado es el de suministro. Al mismo tiempo, se debe informar al área financiera sobre el gasto que se realizará por la compra de la materia prima del producto.
- El departamento de Finanzas es alertado de que debe cobrar por el producto vendido.
- El sector de Contabilidad recibe datos relacionados con la facturación y los costos.
- Quienes están encargados de la logística son informados sobre el pedido en cuestión, para programar la entrega (tomando en cuenta, por supuesto, el tiempo que toma fabricar el artículo).
Este es, básicamente, el proceso de lo que es un ERP. Durante la ejecución de estos pasos, todos los departamentos de la empresa tienen acceso a todo lo que sucede e, incluso, pueden realizar un seguimiento de cómo va el procedimiento en tiempo real.
Beneficios de un sistema ERP para las empresas
Actualmente, tanto las pequeñas como las medianas y grandes empresas implementan lo que son los sistemas ERP, cada vez en mayor medida. Un sistema de este tipo contribuye al crecimiento de cualquier negocio, ya que conlleva una serie de ventajas que te explicamos a continuación.
Entre los principales beneficios de lo que son los sistemas ERP, tenemos los siguientes:
- Los procesos, que solían llevar más tiempo, ahora están automatizados, por lo que se realizan rápidamente.
- La automatización de los procesos garantiza, tanto una mayor flexibilidad del equipo, como más seguridad y control de lo que ocurre en la empresa.
- Hay una comunicación más fluida entre el personal de tu empresa, lo que sirve para la gestión interna de tu equipo de trabajo.
- Existe más agilidad en cuanto al registro de la información y el control en los distintos procesos, dado que toda la información está en una misma plataforma.
- Los sistemas ERP brindan mayor eficiencia en los distintos procesos de gestión.
Estos son algunas de las mejores que producen lo que son los sistemas ERP y la razón por la cual disponer de ellos, te hace ser mucho más competitivo dentro del mercado actual.
Pasos para implementar un ERP en tu empresa
Ahora que ya sabes que son los sistemas ERP y en qué puede beneficiarte su implementación, ¿no crees que es momento de ver los pasos para implementar este mecanismo en tu empresa?
Veamos que proceso debes seguir para que tu empresa empiece a beneficiarse de lo que son los sistemas ERP:
1. Identifica los problemas y establece los objetivos
No puedes implantar un método si no eres consciente de todas las problemáticas dentro de tu negocio. Y, por supuesto, tampoco si no tienes claro qué aspiras conseguir con un método de gestión diferente.
Mediante lo que son los sistemas ERP, solucionas muchos inconvenientes dentro de tu empresa. Sin embargo, debes tener bien identificadas las distintas problemáticas y saber qué necesidad aspiras solventar con este tipo de método de gestión.
Para ello, un buen inicio es utilizar los indicadores clave de rendimiento (o KPI), ya que el análisis de los mismos te servirá para entender la necesidad de intervención del sistema ERP.
2. Evalúa tus opciones
Debes ser consciente de que no todos los sistemas ERP te servirán de la misma forma. Debes elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades y evaluar la mejor opción.
Elegir el sistema más óptimo es fundamental, por lo que debes pensar, no sólo en las necesidades a resolver actualmente, sino también en las futuras. Te dejamos una lista breve con los principales sistemas ERP en el mercado:
SAP
Cuenta con un sistema de información seguro y actualizaciones frecuentes. su objetivo es acelerar la resolución de inconvenientes, relacionados con los siguientes procesos:
- Servicios
- Compras
- Producción
- Finanzas
- Recursos Humanos
- Ventas
Oracle
El sistema ERP de esta compañía estadounidense permite gestionar desde la contabilidad hasta la emisión de reportes. Incluso, tienes la posibilidad de trabajar de forma híbrida con una opción en la nube, siguiendo el modelo de Cloud Computing.
TOTVS
Esta empresa brasileña brinda servicios ERP a empresas de diversos tamaños, siendo eficaz para la resolución de tareas y actividades diarias, tanto de empresarios como de gerentes.
Puedes hacer un control financiero y fiscal, acciones administrativas o el análisis del ROI (uno de los indicadores financieros para empresas más conocidos)
Tiny ERP para comercio electrónico
A diferencia del TOTVS, se enfoca en pequeñas empresas o tiendas digitales. La intención es incrementar la eficacia de los procesos internos de estas compañías, mediante el acceso a gráficos y métricas importantes.
Incluso, temas como hacer el presupuesto de una empresa serán menos complejos con este tipo de sistema ERP.
Cuenta Blue ERP
Otro software ERP importante dentro del mercado brasileño. Tiene integración con plataformas como CRMG, pagos o automatización de marketing.
3. Migración de datos
Un paso crucial dentro del proceso de lo que son los sistemas ERP es migrar los datos. La calidad de la información que vas a migrar, así como las codificaciones del sistema previo representan un esfuerzo para poder reconocer de forma correcta el origen de cada uno de los datos que analizarás.
Posterior al análisis, estos datos deben ser depurados e insertados en lo que será la nueva base de datos del sistema ERP. Sólo los datos prioritarios deben ser transferidos al sistema.
4. Formación del personal
Un punto clave para poder poner en funcionamiento lo que son los sistemas ERP es el de que el personal que vaya a hacer uso de esta herramienta debe estar capacitado para utilizarlo.
Los colaboradores deben poder usar el ERP y garantizar que se sientan lo más cómodos posible con el sistema ERP y, así, incrementar tanto su experiencia como su conocimiento del sistema.
5. Poner en marcha el sistema
En este punto, está listo el sistema ERP para arrancar, así que revisa que esté todo en orden para su puesta en marcha.
Una recomendación adicional es que realices una prueba de funcionalidad antes de empezar, sólo como medida de seguridad adicional. ¡Y listo!
6. Control y seguimiento
Debes saber que, con instalar un sistema ERP, no significa que el proceso esté completo. Se trata de algo continuo, que debes mantener bajo seguimiento y, así, evitar cualquier posible inconveniente que pueda ocurrir con relación a su funcionalidad.
También debes hacer un mantenimiento periódico de lo que son los sistemas ERP de forma continua, para poder garantizar la funcionalidad de la herramienta.
Con estos pasos, tu empresa está más que preparada para utilizar lo que son los sistemas ERP. No sólo tendrás procesos internos más rápidos, simples y seguros, sino que también posicionarás a tu compañía a la vanguardia del mercado.
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